Guide pour mettre en place le contrôle de gestion dans une PME


Vous souhaitez mettre en place le contrôle de gestion dans votre entreprise. Il n’est pas évident de commencer d’une page blanche. C’est la raison pour laquelle j’ai rédigé ce guide. Je suis consultant en contrôle de gestion et système d’information.  Lorsque je mets en place un processus de contrôle de gestion, je procède en neuf étapes. Le guide a pour objet de vous donner les grandes lignes, car chaque situation est différente.

Etape 1 : Identifiez les enjeux de l’entreprise

Les enjeux influencent les étapes de la mise en place d’un système de contrôle de gestion. Il est donc essentiel de les prendre en compte, car ils déterminent les besoins de l’entreprise. De plus, ils influent sur les solutions informatiques, les outils de contrôle de gestion et les délais.

En effet, la mise en place du contrôle de  gestion peut résulter de :

  • la croissance de l’entreprise et donc du besoin du dirigeant d’avoir de la visibilité sur son activité,
  • la nécessité de se structurer pour se développer et/ou se consolider,
  • difficultés financières (rentabilité, trésorerie),
  • la croissance externe (rachat de société, fusion),
  • une nouvelle organisation,
  • l’externalisation d’une activité.

Etape 2 : Analysez les besoins d’information

Recensez les outils de gestion déjà utilisés dans l’entreprise. Puis, complétez les avec :

  • Budget – Un compte de résultat prévisionnel 12 mois,
  • Tableaux de bord
  • La mise en place du coût de revient par activité ou client …
  • ….

Etape 3 : Faites un état des lieux du système d’information

1/ Organisation

  1. Faites un organigramme des services et fonctions de l’entreprise.
  2. Faites un organigramme des tâches des fonctions administratives et financières, en distinguant la phase pré-comptable, comptable et post-comptable :

 

 

 

2/ Logiciels de gestion utilisés

Faites une cartographie des logiciels utilisés en précisant

  • S’il sont liés ou pas entre eux,
  • Si les données sont saisies en manuelle ou en automatique,
  • Si des informations identiques sont saisies dans différents logiciels.

Etape 4 : Mise en place
de solutions informatiques

La mise en place de solutions informatiques est indispensable pour gérer une entreprise. S’il est possible pour une TPE de suivre son activité sur Excel ou Access , ces solutions sont vites limitées. L’entreprise doit investir dans des solutions de gestion pour avoir de la visibilité sur sa situation financière et sa performance.

1/ Solutions pour les petites entreprises

Mettez en place les logiciels suivants :

  • CRM (gestion de la relation client) qui permet de constituer une base de données clients et prospects, de suivre  des actions commerciales.
  • Gestion commerciale pour faire des devis, factures de ventes, suivre les achats et les stocks.
  • Comptabilité, si possible avec la fonctionnalité comptabilité analytique.

Le monde des logiciels de gestion connait une véritable mutation avec une multiplication des offres. Les principaux éditeurs sont SAGE/CIEL, EBP, CEGID… De nouveaux éditeurs proposent uniquement des solutions en ligne comme ZEFYR, QUICKBOOKS. Il est préférable d’installer les logiciels du même  éditeur, cela permet d’intégrer des fichiers entre les différentes solutions. Cela évite la double saisie et donc les erreurs.

2/ Solutions pour les entreprises de taille moyenne

Installez un logiciel intégré, autrement dit, une solution informatique intégrant plusieurs modules (gestion commerciale, comptabilité, trésorerie, moyens de paiement). En fonction de la taille et du besoin pour gérer l’entreprise, il est possible d’ajouter des modules en fonction de son développement et de l’accroissement de ses besoins.

A cela, il convient d’ajouter un outil de business intelligence, c’est-à-dire, un solution qui va chercher les informations dans la base de données en faisant une requête. Il est indispensable pour analyser les informations.

Etape 5 : Dans le même temps structurer l’information

Les traitements à réaliser pour structurer l’information sont de :

  • Nettoyer le plan comptable ;
  • Identifier les données à ajouter dans les logiciels ou à extraire ;
  • Mettre en place une comptabilité analytique ;
  • Intégrer des processus de contrôles permanent pour s’assurer de la fiabilité des informations ;
  • Travailler sur les outils de reporting avant de les mettre en place ;

Etape 6 : Cas concret

Mise en place d’un système de contrôle de gestion dans un organisme de formation

  1. Enjeu : mise en place d’une gestion analytique pour piloter le développement de la société et maîtriser les coûts liés à une nouvelle organisation.
  2. Etat des lieux : la comptabilité est gérée par un cabinet d’expertise comptable. L’organisme a son résultat lors du bilan annuel. Les tâches administratives (facturation, prospection, suivi des planning) sont traitées par deux assistantes
  3. Besoins : Budget de trésorerie, compte de résultat prévisionnel (budget), marge par formation.

 

J’espère que le guide vous a aidé. N’hésitez pas à laisser un commentaire !